Karena ada satu keperluan, saya membutuhkan beberapa dokumen kependudukan yang harus saya siapkan. Dan, bukan hanya salinan fotokopi, namun dokumen yang sudah dilegalisir. Sebenarnya tidak ada masalah dengan proses ini, karena memang bukan kali pertama melakukan legalisir dokumen.
“Masalahnya” adalah jarak tempat tinggal dengan kantor dinas kependudukan dan catatan sipil (disdukcapil) Bantul bisa dikatakan cukup jauh. Perjalanan bisa jadi satu jam sendiri naik kendaraan pribadi.
Awalnya, saya tanyakan ke salah satu teman saya yang bekerja sebagai ASN di salah satu dinas pemerintahan di DIY mengenai jam operasional disdukcapil. Ketika saya menyampaikan keperluan saya, dia menyarankan untuk melakukannya saja secara daring/online. Lalu saya diberi informasi mengenai layanan Legalisir Online. Jadi, alih-alih datang dengan membawa salinan fotokopi dan dokumen asli, kita hanya perlu mengirimkan dokumen melalui surel, kemudian dokumen yang telah dilegalisir akan dikirimkan pula melalui surel.
Terlihat mudah. Dan, sepertinya ini perlu dicoba.
Legalisir Dokumen
Saya membutuhkan dua dokumen yang dilegalisir, yaitu KTP dan Kartu Keluarga. Kebetulan, Kartu Keluarga saya ini tergolong “baru”, dikeluarkan tahun 2019, dan tanda tangan pejabat berwenang sudah dalam format QR Code.
Di bagian bawah dokumen Kartu Keluarga, tertulis “Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Badan Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN.
Untuk proses di disdukcapil Kabupaten Bantul, prosesnya sebagai berikut:
- Siapkan hasil pindai (scan) dokumen yang akan dilegalisir dalam format PDF. Dokumen dalam bentuk digital ini harus dari dokumen asli, bukan fotokopi.
- Untuk KTP, saya pindai dua sisi, kemudian saya masukan dalam Microsoft Word dengan posisi berdampingan layaknya ketika difotokopi. Semua dokumen saya pindai berwarna.
- Pastikan dokumen cukup jelas terbaca. Jika bisa, pindai dengan resolusi yang cukup baik.
- Setelah semua dokumen PDF siap — satu jenis dokumen dalam satu PDF — kirimkan ke:
[email protected]dengan judul surel misanya “Legalisir Dokumen KTP/KK“. Saya mengirimkan dengan judul surel:Legalisir Dokumen KTP/KK {Nama saya}. Ya, supaya lebih mudah/jelas saja.
Saya mengikuti instruksi yang tersedia terkait dengan isi surel. Dalam isi surel, saya tuliskan:
Kepada Disdukcapil Kab. Bantul.
Yang memohonkan:
NIK: {nomor NIK}
Nama: {nama sesuai KTP}
Alamat: {alamat sesuai KTP}
HP: {nomor ponsel}Yang dimohonkan:
KTP a.n. {nama saya}
KK a.n. {nama kepala keluarga dalam KK}Terima kasih.
Isi surel kepada disdukcapil untuk permohonan legalisir dokumen secara online/daring.
Saya kirimkan dokumen sekitar pukul 12.50 WIB pada hari Senin. Kalaupun baru diproses pada sore hari atau bahkan keesokan harinya, tidak ada masalah juga.
Ternyata saya salah. Sekitar pukul 13.10 WIB (tidak sampai 30 menit) saya sudah mendapatkan balasan melalui surel saya. Dokumen yang sudah dilegalisir ada dalam lampiran. Saya tidak tahu ini karena antrian sedang sedikit jadi proses cepat, tapi dalam pengalaman saya mengurus dokumen di disdukcapil Bantul, seluruh proses memang cepat, sih.
Dokumen Kartu Keluarga tidak dikirimkan karena tidak dilegalisir dan saya mendapatkan informasi tambahan dari petugas dalam surel bahwa sesuai Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) mengenai Dokumen Kependudukan No 104 tahun 2019 Pasal 19 ayat (6) bahwa: Dokumen Kependudukan seperti Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, Akta Kematian, Akta Perkawinan yang sudah menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE) tidak perlu di legalisir.
Bagaimana jika Kartu Keluarga belum memiliki QR Code? Untuk mendapatkan yang terbaru, bisa saja melalui perbaruan data untuk dapat dicetak ulang.
Terima kasih untuk pelayanan yang sangat cepat, Disdukcapil Kabupaten Bantul!